Less is more – ook als we de organisatie van een ledencommunity organiseren

Verder bouwend op het community-model dat ik in de vorige 3 posts toelichtte, focussen wij in deze bijdrage op het 4^e en laatste luik, namelijk de “faciliterende organisatie”.

De collectieve ambitie (zie post 1/4) van een community mag dan nog zo groot en helder zijn, een professionele ondersteuning is levensnoodzakelijk. Niet alleen om de missie te bewaken en vooral te vertalen naar een werkbare strategie – hierbij is het essentieel om ook te beslissen welke zaken NIET zullen gebeuren. Maar ook om effectief uitvoering te geven aan de acties die hieruit volgen: ledenwerking, belangenbehartiging, samenwerken met derden enzovoorts.

Het bestuur en het ondersteunende secretariaat moeten een goed geoliede tandem vormen. Op basis van jarenlange ervaring met meerdere en onderling sterk verschillende organisaties komen we tot minstens deze 9 essentiële HOE-vragen die de contouren tekenen van een sterke, faciliterende organisatie.

• Raad van Bestuur – hoe zorgen we dat het bestuur zich met het beleid (en toezicht) bezighoudt en hoe moeten we dat dan organiseren (governance)?
• Rol van de bestuurder – hoe vullen we best het takenpakket van de bestuurder in (balans tussen bestuurlijke en inhoudelijke kennis) en  hoe houden we ze gemotiveerd?
• Secretariaat/Bureau – hoe zorgen we met een minimum aan resources voor de meest optimale context voor een ‘faciliterende’, bijna onzichtbare organisatie?
• Verenigingsprofessional – hoe zorgen we voor enthousiaste en sterke professionals die niet enkel de dingen goed doen, maar ook de goede dingen doen?
• Communicatiestrategie – hoe gaan we intern en extern onze communicatie-inspanningen kanaliseren en doseren (multichannel-mix, basisdocumenten, promo-materiaal)?
• Communicatietools – hoe geven we vorm aan de ondersteunende  ‘tools’ (website – crm – newsletter – social media – magazine – jaarverslag – persbericht – position papers)?
• Fysieke events – hoe zorgen we ervoor dat de leden tijd willen inruilen om op congressen, opleidingen, werkgroepen aanwezig te zijn en bovendien hun steentje bijdragen?
• Levenslang leren – hoe bieden we een oplossing aan de leden inzake opleidingen, training en permanente vorming,  beroeps/sectorspecifiek maar ook breed horizontaal (skills, attitudes)?
• Maatschappelijke relevantie – hoe zorgen we ervoor ‘future proof’ te blijven en hoe werken we aan en communiceren we over onze bijdrage aan een duurzame toekomst?

Wat al deze uitdagingen gemeenschappelijk hebben, is dat de organisatie er op de eerste plaats moet zijn voor de leden. Als we spreken over ledenbinding  (zie post 2/4) wordt te dikwijls verwezen naar de relatie lid-organisatie met het oog op het behoud van het lid binnen de organisatie. Wat we merken vandaag is dat leden zich ook meer en meer willen verbinden met mekaar en ook bereid zijn om daaraan te werken (bv. door deelname aan werkgroepen, lerende netwerken, projecten,…).

Als we spreken over het verbreden (zie post 3/4) van de organisatie moeten we ons ook niet beperken tot het gegeven dat de organisatie contact onderhoudt of samenwerking zoekt met andere organisaties en stakeholders. Ook hier kunnen we een vertaalslag maken naar het verbreden van het speelveld van de leden, met andere woorden welke rol speelt de organisatie bij het vormgeven van de sector én de markt waar de leden zich in bevinden.

Zo krijgen de concepten van verbinden en verbreden een waardevolle invulling vanuit de gedachte dat de organisatie aan de ene kant de ‘What’s in it for me?’ of de individuele behoeften van de leden faciliteert maar tegelijk vorm geeft aan het grotere ‘What’s in it for us?’ op basis van wat die leden echt nodig hebben. Dit creëert een goede basis voor de vereniging van de toekomst.

++++++++

Wil je niet alleen meer te weten komen over de klassieke mechanismen inzake ledenbinding, maar ook hoe je vanuit een collectieve benadering succes kunt boeken met verbinden en verbreden zoals hierboven kort gesitueerd, dan nodig ik je graag uit voor mijn inspirerende workshop op 20 april 2017 in Gentbrugge in het kader van de BSAE Academy. We brengen theorie en praktijk samen dankzij een interventie van Sylvie Baert, stafmedewerker van VMx (Beroepsvereniging van milieuprofessionals).